投稿被退回，往往不是研究本身出了問題，而是材料沒交齊。編輯在送外審之前通常先做一輪形式審查：稿件文件能不能打開、圖表是否齊全、聲明是否缺失、作者信息是否完整。這一輪不過，稿子連同行評(píng)審的門都進(jìn)不去。Manuscript Preparation Checklist（稿件準(zhǔn)備清單）就是為這一步準(zhǔn)備的，它把期刊零散的要求整理成可逐項(xiàng)確認(rèn)的條目。問題在于，很多人只讀了 Guide for Authors 的正文，卻沒找到清單本身，或者找到后把它當(dāng)成一份“參考閱讀”，而不是一份要打勾的執(zhí)行表。
先定位到“這一本期刊”的清單，不要用通用模板
清單的來源有三層，優(yōu)先級(jí)從高到低：
- 期刊主頁的作者指南頁。多數(shù)出版社（Wiley、Elsevier、Frontiers 等）會(huì)在期刊主頁設(shè)置 Author Guidelines、Guide for Authors 或 “Preparing your research” 入口。清單可能是網(wǎng)頁正文，也可能是頁面里掛的一個(gè) PDF 附件。
- 出版社層面的通用清單。例如 Wiley 的 Manuscript Preparation Checklist（本文參考的是 2025 年 6 月版），會(huì)寫明技術(shù)性要求，但開頭就說明“更多細(xì)節(jié)見期刊主頁的 Author Guidelines”。也就是說，通用清單不能替代期刊頁。
- 投稿系統(tǒng)內(nèi)的提交步驟。Editorial Manager、ScholarOne 這類系統(tǒng)在提交過程中會(huì)逐步列出必填項(xiàng)和必傳文件類型，實(shí)務(wù)上這是最貼近實(shí)際提交的一份清單。
找清單時(shí)留意兩件事：一是 PDF 文件的版本日期，文件名里常帶類似 “June 2025”“rev-2024” 的標(biāo)識(shí)，同一本刊的舊版清單可能還在網(wǎng)上流傳；二是清單是否與作者指南沖突，沖突時(shí)以期刊主頁更新的版本為準(zhǔn)。本文核對(duì)時(shí)間為 2025 年，參考 Wiley 2025 年 6 月版清單與 Frontiers 的作者準(zhǔn)備清單頁面；期刊要求會(huì)調(diào)整，投稿當(dāng)天請(qǐng)?jiān)俸艘淮喂倬W(wǎng)。
把清單拆成三類，才知道哪些不能漏
拿到清單后不要從頭往下讀一遍就完事，先分類。不同類別的條目，缺失后果完全不同。
| 類別 | 典型條目 | 判斷標(biāo)準(zhǔn) | 缺失后果 |
|---|---|---|---|
| 硬性材料 | 正文可編輯文件、圖（單獨(dú)文件或內(nèi)嵌）、表、補(bǔ)充材料、Title Page | 期刊明確寫 “required” 或系統(tǒng)標(biāo)為必傳 | 無法完成提交，或被技術(shù)審查退回 |
| 聲明類 | 數(shù)據(jù)可用性聲明、資助聲明、利益沖突披露、倫理審批、患者知情同意、臨床試驗(yàn)注冊(cè) | 多數(shù)標(biāo) “required”，部分標(biāo) “if applicable” | 最常見的形式退稿原因 |
| 格式類 | 章節(jié)順序、參考文獻(xiàn)格式、圖表編號(hào)與引用、語言風(fēng)格、字?jǐn)?shù)與圖表數(shù)量上限 | 多為 “should”，但會(huì)直接影響編輯第一印象 | 可能被要求重投或退回修改 |
一個(gè)實(shí)用判斷：“if applicable” 不等于“可以不寫”。如果研究確實(shí)不涉及倫理審批或臨床試驗(yàn)，通常也需要在稿件中明確寫一句“本研究不涉及人類受試者/動(dòng)物實(shí)驗(yàn)，故無需倫理審批”，而不是留空。空白在編輯眼里和遺漏很難區(qū)分。
新投稿：Free Format 不等于什么都不用準(zhǔn)備
Wiley 的清單里有一句容易被誤讀的話：新投稿（New Submission）可以采用 Free Format，以簡(jiǎn)化流程。但同一頁緊接著列出了即便在 Free Format 下仍然必須提供的材料：
- 稿件正文，須為可編輯文件，包含文字、圖、表，或圖、表作為單獨(dú)文件提交
- ORCID ID
- 稿件的 Title Page（標(biāo)題頁）
- 數(shù)據(jù)可用性聲明（Data availability statement）
- 資助聲明（Funding statement）
- 利益沖突披露（Conflict of interest disclosure）
- 轉(zhuǎn)載第三方材料的授權(quán)（Permission to reproduce material from other sources）
- 倫理審批聲明（如適用）
- 患者知情同意聲明（如適用）
- 臨床試驗(yàn)注冊(cè)信息（如適用）
這張列表本身就可以直接當(dāng)作新投稿的骨架清單。要注意的是，F(xiàn)ree Format 放寬的是排版細(xì)節(jié)（字體、行距、參考文獻(xiàn)樣式等），不是材料完整性。很多人恰恰在這里出錯(cuò)：以為“免格式”，于是標(biāo)題頁沒做、聲明沒寫、ORCID 沒填。
另外幾項(xiàng)雖不在上述清單里，但幾乎每本刊都會(huì)查：
- 圖、表必須在正文中被依次引用，編號(hào)與文件一一對(duì)應(yīng)（Frontiers 的清單就把“圖、表標(biāo)注正確且在正文中被引用”“正文引用與參考文獻(xiàn)列表雙向核對(duì)”單列為一步）；
- 補(bǔ)充材料按期刊要求命名并說明用途；
- 通訊作者確認(rèn)全體共同作者已看過終稿并同意投稿；
- 需要時(shí)準(zhǔn)備 Cover Letter，說明稿件與期刊的相關(guān)性，并披露相關(guān)重復(fù)投稿或利益關(guān)系。
返修稿：清單換了一套邏輯
這是最容易被忽略的部分。Wiley 的清單明確寫著：返修稿（Revised Manuscripts）需按另一份清單準(zhǔn)備，并使用 Author Guidelines 頁面提供的 Word 與 LaTeX 模板排版，文件內(nèi)章節(jié)順序一般為 Title – Author(s) –（Dedication）– 后續(xù)章節(jié)。換句話說，新投稿階段享受的 Free Format 便利，到返修階段基本結(jié)束。
返修稿要額外核對(duì)的內(nèi)容通常包括：
- 模板：是否已換成期刊指定的 Word 或 LaTeX 模板，章節(jié)順序是否符合要求；
- 兩份稿件：一份帶修訂標(biāo)記（tracked changes）或高亮，一份干凈版，具體以期刊要求為準(zhǔn)；
- 逐條回復(fù)：對(duì)審稿人和編輯的每一條意見給出回應(yīng)，說明修改位置（頁碼、行號(hào)或章節(jié)）；
- 聲明更新：新增數(shù)據(jù)是否更新了數(shù)據(jù)可用性聲明；新增作者或單位是否更新了作者貢獻(xiàn)與利益沖突；
- 作者變更：增減作者或調(diào)整順序，需全體作者書面同意，多數(shù)期刊有專門表格；
- 重新提交的元數(shù)據(jù)：返修階段系統(tǒng)里的標(biāo)題、摘要、關(guān)鍵詞、基金號(hào)是否與稿件一致。
返修稿被退回重改，常常不是因?yàn)榭茖W(xué)問題沒解決，而是回復(fù)信沒有逐條對(duì)應(yīng)、修訂版看不出改了哪里、或者模板用錯(cuò)。
六個(gè)最常被漏掉的條目
ORCID。現(xiàn)在已經(jīng)從“建議”變成硬性要求。通訊作者和主要作者都應(yīng)提前注冊(cè)并綁定到投稿系統(tǒng)，臨時(shí)注冊(cè)容易在提交環(huán)節(jié)卡住。
數(shù)據(jù)可用性聲明。即使數(shù)據(jù)不公開，也要寫清楚數(shù)據(jù)在哪里、如何獲取、受何種限制。空白或一句“數(shù)據(jù)可向作者索取”在很多期刊已不再被接受，需要說明理由。
資助聲明。沒有資助也要寫明“本研究未獲得任何資助”。基金編號(hào)要與投稿系統(tǒng)里填寫的一致。
利益沖突披露。包括經(jīng)濟(jì)性利益和非經(jīng)濟(jì)性利益（如與編輯、審稿人的合作關(guān)系、機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系）。全體作者都要確認(rèn)。
倫理審批與知情同意。涉及人類受試者、動(dòng)物實(shí)驗(yàn)、可識(shí)別個(gè)人信息的影像或數(shù)據(jù)，必須寫明倫理委員會(huì)名稱、批號(hào)與知情同意方式。這類材料補(bǔ)辦周期長(zhǎng)，投稿前就該確認(rèn)齊全。
第三方材料授權(quán)。改編或轉(zhuǎn)載他人已發(fā)表的圖、表、量表，需要版權(quán)方許可；即使在自己以前的論文里用過，也可能需要授權(quán)。這項(xiàng)在清單里往往只有一行，卻是最容易拖到最后一刻的。
把清單變成自己的“投稿包”核對(duì)表
官方清單是通用語言，你還需要一份針對(duì)本稿的操作版本。做法很簡(jiǎn)單：
- 新建一個(gè)文件夾，按“正文 / 圖 / 表 / 補(bǔ)充材料 / 聲明與表格 / 回復(fù)信”分子目錄，文件名統(tǒng)一加上日期和版本號(hào)（如
Fig1_v3_20250610.tif）。 - 把官方清單逐條抄成勾選表，每條后面加兩列：“本稿對(duì)應(yīng)文件”和“負(fù)責(zé)人”。把“if applicable”的條目也保留，不適用的注明理由。
- 區(qū)分三種狀態(tài)：已完成、不適用（附理由）、待補(bǔ)。只有前兩種可以提交。
- 交叉核對(duì)：通訊作者自查一遍，再請(qǐng)一位共同作者按同一份清單獨(dú)立過一遍。同一個(gè)人連續(xù)檢查同一份材料，很容易看漏。
- 提交后歸檔：保存系統(tǒng)生成的確認(rèn)頁、稿件編號(hào)和當(dāng)次上傳的全部文件副本。后續(xù)返修、校稿、以及萬一出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)，這份存檔都是依據(jù)。
最后十分鐘值得單獨(dú)留給一致性檢查：正文里的圖表編號(hào)與實(shí)際文件是否對(duì)應(yīng)、參考文獻(xiàn)列表與正文引用是否雙向匹配、作者姓名與單位拼寫是否與系統(tǒng)元數(shù)據(jù)一致、所有聲明是否都出現(xiàn)在稿件里而不只是填在網(wǎng)頁表單中。這些都不是學(xué)術(shù)判斷，全是可以在提交前消掉的返工。清單的價(jià)值不在于它寫得多全，而在于你有沒有把它當(dāng)成一份要簽字的檢查表，而不是一篇讀過就算的說明文檔。
